Hinweise zum Datenschutz Webmeetings mit "Cisco-Webex"

Die Kreisverwaltung Cochem-Zell verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare (nachfolgend: Webmeetings) unter Einsatz von „Cisco Webex“. Mit diesem Datenschutzhinweis möchte die Kreisverwaltung Cochem-Zell gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Webmeetings informieren.

1. Name und Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen

Kreisverwaltung Cochem-Zell
vertreten durch die Landrätin, Frau Anke Beilstein 
Endertplatz 2
56812 Cochem
Tel.: 02671 61-0
E-Mail: kreisverwaltung@cochem-zell.de

Bitte beachten: Soweit Sie die Internetseite von „Cisco Webex“ aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Cisco Webex“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung des Dienstes herunterzuladen. Sie können „Cisco Webex“ auch über die „Cisco Webex“-App nutzen.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Kreisverwaltung Cochem-Zell
Datenschutzbeauftragter
Endertplatz 2
56812 Cochem
Tel.: 02671 61-0
E-Mail: datenschutz@cochem-zell.de

3. Umfang der Verarbeitung

Bei der Nutzung von „Cisco Webex“ werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt dabei auch davon ab, welche Angaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webmeeting machen und welche Einstellungen Sie vornehmen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Name, Vorname, E-Mail-Adresse
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen: MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4ADatei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webmeeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webmeeting anzuzeigen und ggf. aufzuzeichnen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Cisco Webex“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Die Voreinstellungen werden vonseiten der Kreisverwaltung Cochem-Zell so getroffen, dass keine Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen verarbeitet werden, ohne dass Sie selbst diese Verarbeitung veranlassen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Kreisverwaltung Cochem-Zell für vielfältige Aufgaben verarbeitet und bereitgehalten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist entweder eine spezielle Vorschrift in einem Fachgesetz oder § 3 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz vom 8. Mai 2018 (LDSG, GVBl. 2018, 93). Darin ist geregelt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle unbeschadet anderer Rechtsgrundlagen zulässig ist, wenn diese zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe oder in Ausübung ihr übertragener öffentlicher Gewalt erforderlich ist. Daneben gibt es auch Fälle, in denen wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten. Das Tool „Cisco Webex“ wird genutzt, um diese Aufgaben auch digital erfüllen zu können.

Bitte beachten: Nach den von der Kreisverwaltung Cochem-Zell getroffenen Voreinstellungen werden grundsätzlich nur die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten des Meetingleiters in einem Webmeeting verarbeitet. Ausnahmsweise werden auch die personenbezogenen Text-, Audio- und Videodaten von Ihnen als Teilnehmerin oder Teilnehmer erhoben und ggf. gespeichert, wenn Sie sich selbst durch Auslösen der entsprechenden Funktionen per Chat- oder Video in das Webmeeting einbringen. Die Rechtsgrundlage ist insoweit Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie durch das Betätigen der entsprechenden Funktionen in „Cisco Webex“ konkludent erklären. Möchte ein Meetingleiter ein Webmeeting aufzeichnen, werden Sie gesondert um Ihre diesbezügliche Einwilligung gebeten. Verweigern Sie diese, kann dies zur Folge haben, dass Sie an dem Webmeeting nicht teilnehmen können. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit gegenüber dem Meetingleiter jeweiligen widerrufen.

5. Empfänger der Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webmeetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Der Anbieter von „Cisco Webex“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Cisco Webex“ vorgesehen ist.

6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Cisco Webex“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet gleichwohl nur in Bezug auf die Vertragsdaten in einem Drittland statt. Die weiteren personenbezogenen Daten, insbesondere die der Meeting-TeilnehmerInnen werden ausschließlich auf Servern in der EU verarbeitet. Die Kreisverwaltung Cochem-Zell hat mit dem Anbieter von „Cisco Webex“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Weiter wurden sog. EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

7. Speicherdauer

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall des Zwecks der

Datenverarbeitung oder nach Ablauf gesetzlicher oder behördlicher Aufbewahrungspflichten

gespeichert.

8. Rechte der betroffenen Personen

Nach der DSGVO stehen Ihnen unter den im Gesetz genannten Voraussetzungen folgende

Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO).

9. Beschwerderecht

Zudem haben Sie das Recht der Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Hiernach hat jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz

Hintere Bleiche 34,
55116 Mainz
Telefon: +49 (0) 6131 208-2449
Telefax: +49 (0) 6131 208-2497
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Internetseite: https://www.datenschutz.rlp.de